Zakelijke verhuizing
Zakelijk verhuizen is in veel gevallen niet anders dan een particuliere verhuizing maar op bepaalde zaken moet je net even wat alerter zijn. Belangrijke post moet bijvoorbeeld direct doorgestuurd worden naar het nieuwe adres anders mis je betalingsherinneringen of belangrijk nieuws waardoor je interessante zakelijke kansen laat liggen. Hetzelfde geldt voor het opzeggen of omzetten van contracten omtrent de huur en gas, water en licht. En omdat het om een grote verhuizing gaat is een goede voorbereiding extra belangrijk! Deze pagina dient als geheugensteuntje voor het regelen van de belangrijkste punten bij zakelijk verhuizen.
- Schakel een zakelijke doorzendservice in
- Aandachtspunten doorzendservice
- Contracten opzeggen
- 3 aandachtspunten voor de verhuizing en één goede tip!
Schakel een zakelijke doorzendservice in
Bedrijven ontvangen nog altijd bakken met post en de kans is groot dat je niet al je post in één keer omschakelt naar het nieuwe adres. En daarmee loop je het risico om belangrijke berichtgeving mis te lopen. Om dit te voorkomen schakel je de zakelijke doorzendservice van PostNL in. Met deze service wordt je post automatisch van je oude naar je nieuwe adres doorgestuurd.
Belangrijke aandachtspunten en voorwaarden van de dagelijkse doorzendservice
Wil je de zakelijke doorzendservice gebruiken, dan is het belangrijk dat je de volgende voorwaarden en aandachtspunten in acht neemt:
- Vraag de dienst minimaal 5 werkdagen voor de ingangsdatum aan
- De doorzendservice loopt maximaal één jaar door en kan niet verlengd worden. Je hebt dus een jaar de tijd om je nieuwe adres aan klanten, relaties en instanties door te geven
- Je kunt geen gebruik maken van de doorzendservice wanneer je met je bedrijf naar het buitenland verhuist
- Poststukken van meer dan 2 kg, koerierszendingen en ongeadresseerde post worden niet doorgestuurd
Contracten correct opzeggen
Ieder bedrijf heeft te maken met verschillende langlopende contracten. Het is belangrijk om deze tijdig op te zeggen om dubbele lasten te voorkomen. Denk aan verzekeringen maar ook contracten voor gas, water en licht. Bij deze overeenkomsten heb je vaak te maken met een opzegtermijn die kan oplopen tot enkele maanden. Wees er dus op tijd bij en zeg je contracten ruim van tevoren op of zet ze om naar je nieuwe locatie.
3 aandachtspunten voor de verhuizing en één goeie tip!
Wanneer de daadwerkelijke verhuisdatum dichterbij komt moet je een aantal praktische zaken regelen. We benoemen ze kort zodat je goed voorbereid aan de slag kunt en de verhuizing je bedrijfsvoering zo min mogelijk vertraagt.
Coderen van je inboedel
Bij zakelijk verhuizen gaat het om veel spullen. Kasten met belangrijke papieren, bureaus, computers en tal van andere kantoorartikelen die op de nieuwe locatie ook weer op de juiste plek terecht moeten komen. Door spullen en verhuisdozen te labelen weet je in één oogopslag waar ze voor bedoeld zijn en waar ze terecht moeten komen. Door bijvoorbeeld labels in verschillende kleuren te gebruiken en een plattegrond te maken met corresponderende kleuren van de afdelingen of ruimtes waar de spullen naartoe moeten voorkom je onnodig lopen en sjouwen.
Dat geldt overigens niet alleen voor kantoorartikelen en meubilair maar ook voor het inrichten van je systemen. Met gekleurde kabelbinders bundel je bij elkaar horende snoeren en kabels zodat je ze makkelijk op de juiste manier aan kunt sluiten.
Verhuismaterialen
Bij verhuismaterialen denk je al gauw aan verhuisdozen, verpakkingstape en meubelhondjes en die heb je dan ook in grote aantallen nodig. Maar denk verder dan dat. Heb je trappen in het oude of nieuwe pand of een lift? Kun je de verhuiswagen dicht bij de ingang parkeren? Of heb je grote ramen die open kunnen zodat je met een verhuislift via de buitenkant je spullen in- en uit kunt laden? De mogelijkheden en beperkingen van het pand bepalen in hoge mate welke verhuismaterialen je het best kunt gebruiken.
Alle verhuismaterialen bekijken
Tijdsplanning
Nog een belangrijk onderdeel bij een grote bedrijfsverhuizing is een goede tijdsplanning. Van het inpakken op de oude locatie tot het operationeel krijgen van de nieuwe locatie kost alles aanzienlijk meer tijd dan bij een verhuizing als particulier. Vraag jezelf daarom eerst af welke onderdelen van de inventaris essentieel zijn om in het nieuwe pand snel aan de slag te kunnen. Misschien hoef je niet alles in één keer te verhuizen maar kun je het verdelen over meerdere dagen of weken. Zo kunnen bepaalde systemen nog even door blijven draaien op de oude locatie terwijl het uitvoerende werk op de nieuwe locatie alweer opgestart kan worden.
Commerciële kansen
Een zakelijke verhuizing is niet per se een periode waar je doorheen moet en die vooral stress oplevert. Iedere goede ondernemer weet dat tijden van verandering ook tijden van kansen zijn. Gebruik je verhuizing bijvoorbeeld om de naamsbekendheid van het bedrijf te vergroten. Laat gevelreclame aanbrengen op je nieuwe pand en stuur gadgets of een leuke verrassing naar je relaties en klanten om ze te laten weten dat je verhuisd bent. Vergeet dan niet om de bijbehorende verzendmaterialen te bestellen.